Che si tratti di investitori o clienti, gli stakeholder hanno comunque un ruolo importante nell’azienda.
Ma che cos’è uno stakeholder (o portatore di interesse)? C’è più di una risposta a questa domanda.
In questo articolo cercheremo di definire cos’è uno stakeholder, forniremo alcuni esempi di questi soggetti, e soprattutto daremo dei consigli che possano aiutare nella gestione degli stakeholder.
Che cos’è uno stakeholder?
Uno stakeholder è un soggetto, un gruppo o un’organizzazione, che ha un interesse sull’esito POSITIVO di un progetto o di un’iniziativa aziendale. Essi hanno un impatto diretto sui risultati e le decisioni di un’azienda. Questi soggetti possono essere interni o esterni all’organizzazione. Esistono anche stakeholder critici o chiave, il cui sostegno è fondamentale per l’esistenza del progetto stesso.
Se è vero che uno stakeholder è una persona, come un qualsiasi altro membro coinvolto nel progetto/azienda, bisogna considerare che alcuni sono più facili da gestire rispetto ad altri. Per riuscire ad identificare i vostri stakeholder chiave, diventa importante imparare ad usare le tecniche di mappatura, così da assicurarvi di soddisfare le loro richieste o esigenze.
Differenza tra stakeholder ed azionisti
Nonostante i termini stakeholder e shareholder (azionisti) vengano usati nell’ambiente aziendale per indicare lo stesso soggetto, in realtà non è necessariamente così.
Uno stakeholder può essere una o più persone che ha un impatto sul risultato di un progetto o ha realizzato un investimento nel progetto. Uno stakeholder può essere ad esempio il proprietario o addirittura l’azionista, ma può essere rappresentato anche dai dipendenti, obbligazionisti, clienti, fornitori e venditori.
Quindi in poche parole gli azionisti possono essere stakeholder, ma gli stakeholder non sono necessariamente azionisti. Questo perché uno shareholder detiene una quota di partecipazione della società ed è interessato all’andamento delle azioni, mentre uno stakeholder è interessato alla performance complessiva dell’azienda e non a quella delle azioni.
Tipi di stakeholders
Gli stakeholder possono essere chiunque abbia un’influenza o possa essere influenzato dal successo o fallimento dell’azienda. Abbiamo già visto che gli stakeholder possono essere rappresentati da diversi soggetti, e lo approfondiremo in seguito.
Ora però analizziamo la prima grande classificazione degli stakeholder in due gruppi: stakeholder interni ed esterni.
- 1. Stakeholder interni
Gli stakeholder interni sono soggetti che lavorano all’interno dell’azienda o hanno investito in essa. L’andamento aziendale ha un impatto diretto su di loro. Gli stakeholder interni possono essere: i dipendenti, i proprietari, il consiglio di amministrazione, i responsabili del progetto, gli investitori e altri ancora. - 2. Stakeholder esterni
Gli stakeholder esterni sono soggetti esterni all’azienda, che non hanno un rapporto diretto con essa. Nonostante ciò possono essere influenzati dal lavoro dell’azienda. Gli stakeholder esterni possono essere: i fornitori, i clienti, i creditori, i committenti, gli intermediari, i concorrenti, il governo e altri ancora.
Esempi di stakeholder
Come abbiamo detto, esistono diversi tipi di stakeholder, molti dei quali rientrano nelle categorie di stakeholder interni o esterni. Vediamo alcuni esempi di stakeholder più comuni.
- Investitori: sono stakeholder interessati ad un ritorno finanziario e possono essere azionisti e detentori di debiti. Hanno investito capitale nell’azienda e vogliono un ritorno sull’investimento.
- Dipendenti: questo tipo di stakeholder hanno come interesse il mantenimento del loro impiego, quindi la sicurezza della loro posizione lavorativa. Va a loro beneficio il buon andamento dell’azienda in quanto questa li sostiene e fornisce loro dei compensi, benefit e formazione aziendale.
L’azienda deve tener conto della soddisfazione dei dipendenti in quanto incide sulla loro produttività, da cui ne può derivare il successo aziendale, e quindi la soddisfazione degli altri stakeholder. - Clienti: questi stakeholder sono interessati al prodotto o servizio dell’azienda, per cui si aspettano che sia di qualità e abbia valore. Gli acquisti incidono notevolmente sul successo di un’azienda.
- Fornitori e venditori: sono stakeholder collegati indirettamente al successo dell’azienda in quanto hanno rapporti commerciali con essa. Il buon andamento dell’azienda per loro si traduce in più affari commerciali
- Comunità: questi stakeholder sono persone che vivono in un’area geografica vicina all’azienda. Questi non vogliono che il progetto abbia un impatto negativo sulla loro salute, sulla sicurezza, sull’ambiente o sviluppo economico. Le loro considerazioni possono avere un’influenza negativa o positiva sulla reputazione di un’azienda. Da considerare poi che le aziende, che hanno sede nelle vicinanze di una comunità o che lavorano a progetti con le comunità, possono avere un grande impatto creando posti di lavoro, sulla spesa e molto altro ancora.
- Governo: l’organo decisionale del paese ricava delle entrate dal lavoro di un’azienda, che sono rappresentate dalle tasse. Inoltre va considerato il fatto che contribuiscono all’aumento del prodotto interno lordo . Rappresentano i principali stakeholder in quanto riscuotono le tasse sia dall’azienda a livello societario che dai singoli dipendenti.
Dovete ricordarvi che uno stakeholder è una persona, e come tale ci saranno quelli più facili da gestire rispetto ad altri. Per questo dovrete imparare a relazionarvi con diverse personalità, e assicurarvi di avere un dialogo produttivo in modo da raggiungere gli obiettivi del progetto.
Come gestire gli stakeholders di un progetto
Gestire gli stakeholder diventa facile se si seguono le giuste fasi di gestione degli stakeholder.
Di seguito troverete le fasi che ogni project manager dovrebbe seguire per gestire al meglio le relazioni con questi soggetti.
- Identificazione degli stakeholder
L’identificazione degli stakeholder del progetto è fondamentale poiché da questo dipende il successo del progetto. Se gli stakeholder non sono soddisfatti, il progetto non è un successo completo. È bene iniziare con questa fase non appena viene creata la carta del progetto.
Un buon punto di partenza per capire chi sono i vostri stakeholder è la revisione della carta del progetto, che documenta il motivo del progetto e nomina il project manager. Tra le informazioni da inserire, il budget, la schedulazione, le ipotesi, i vincoli, gli sponsor del progetto e il top management, sarà possibile riconoscere anche gli stakeholder.
Assicuratevi di rivedere i contratti, poiché gli stakeholder potrebbero essere menzionati in questi documenti. Ci sono fattori ambientali o altre organizzazioni che potrebbero essere coinvolti con il progetto? Prendeteli in considerazione perché potrebbero fornirvi i nomi degli stakeholder. Ad esempio, se ci sono fattori ambientali dettati dal governo, il governo è uno stakeholder. Esaminate i loro regolamenti e standard per mantenere dei buoni rapporti. - Analisi degli stakeholder
Una volta identificati gli stakeholder, è il momento della fase di analisi degli stakeholder. È qui che raccoglierete delle informazioni e requisiti. Dovrete iniziare a stimare il loro livello di coinvolgimento e di influenza nel progetto, così da preparare le strategie di comunicazione in base alle priorità. - Definizione delle priorità degli stakeholder
Come in ogni progetto, per lavorare al meglio, è importante stabilire delle priorità. In molti casi potrebbero esserci diversi stakeholder e dovreste trattarli come fareste con qualsiasi altro compito sulla vostra lista di cose da fare: assegnando loro una priorità.
Nel corso di un progetto, uno stakeholder potrebbe essere più prezioso e richiedere più attenzioni rispetto ad altri. Quando costruite la vostra tabella di marcia del progetto, assicuratevi di definire chi sono queste persone e in quale momento del progetto potreste avere bisogno di dedicare loro maggiore attenzione. - Coinvolgimento degli stakeholder
Quando parliamo di gestione degli stakeholder, intendiamo la creazione di un rapporto positivo con i vostri interlocutori, soddisfacendo le loro aspettative e gli obiettivi che hanno concordato nel progetto. Questo rapporto, tuttavia, non è solo concesso ma va guadagnato. Potete guadagnarvi la fiducia e costruire un rapporto positivo con gli stakeholder attraverso una comunicazione proattiva e ascoltando le loro esigenze.
Un modo per farlo è intervistare gli stakeholder, non tutti, ma certamente i più importanti. Potreste aver bisogno di parlare con esperti per ottenere informazioni di base su particolari settori o gruppi, in modo che quando avrete conversazioni individuali con gli stakeholder, sarete ben informati e produttivi.
Come per ogni project manager, esiste un processo per questo:
– Documentare le comunicazioni con gli stakeholder. Per farlo, create formalmente un piano di comunicazione con gli stakeholder. Annotate i loro nomi e i ruoli che rappresentano nell’organizzazione. Documentate ogni conversazione con questi partner chiave del progetto, sia per annotare i loro interessi e le loro richieste, sia per poter rivedere in seguito le loro informazioni e verificarne l’accuratezza.
– Applicare il processo. Successivamente, è necessario attenersi a un processo di comunicazione con gli stakeholder e assicurarsi che tale processo sia trasparente, in modo che tutti siano a conoscenza di cosa aspettarsi. Questo include le richieste o i feedback sul progetto. Il modo in cui documenterete e risponderete a tali richieste deve essere soggetto a un processo formale di revisione e approvazione. In questo modo gli stakeholder sanno che le richieste sono soggette a revisione e che avete un processo a cui vi attenete per le richieste formali.
– Fornire frequenti rapporti sullo stato di avanzamento. Fornire agli stakeholder dei rapporti regolari e tempestivi sullo stato di avanzamento è fondamentale, ma assicuratevi di adattare i rapporti al soggetto cui è destinato. Con i membri del team potrete entrare più nei dettagli, mentre i dirigenti di solito vogliono una panoramica. Non dimenticate di seguire gli stakeholder e di fare domande in modo da ottenere un feedback.
– Sfatare i miti. Il vostro stakeholder potrebbe lavorare con più aziende o più progetti, il che significa che non avrà la vostra stessa vicinanza al progetto. Può accadere che riceva informazioni sul progetto da altre fonti. Tenetevi pronti al fatto che possano sentire pettegolezzi o ricevano informazioni errate che potrebbero influenzare negativamente le loro opinioni sul progetto.
Per concludere possiamo dire che, ogni azienda, durante lo svolgimento della propria attività, deve tener conto degli interessi e dell’influenza di diversi soggetti, siano essi interni o semplicemente correlati all’azienda, e adempiere alle responsabilità nei loro confronti affinché la sua sia un’attività lunga a prospera.
